5 Methoden für bessere Meetings

Berlin – Für ein Meeting kommen zwei oder mehrere Personen aus einem bestimmten Grund beziehungsweise mit einem Ziel zusammen. Doch während agile Zusammenarbeit nach voller Fahrt voraus klingt, hören wir bei dem Wort Meeting innerlich die Bremse. Dabei sind sie ein wesentlicher Teil der agilen Zusammenarbeit – wenn wir sie gut planen und umsetzen.
 
Zum Meeting-Knigge gehört die Agenda: Schicken Sie den Teilnehmenden vorab einen kurzen Themenplan. So können sich alle besser vorbereiten und sich schon vorab Gedanken machen. Außerdem sollten Sie zu Beginn des Meetings die Erwartungen der Teilnehmenden abklopfen: Was möchten sie erreichen? Wie wollen sie ans Ziel gelangen? So geht am Ende niemand enttäuscht aus dem Treffen. Und geben Sie den Teilnehmenden die Möglichkeit, sich kurz vorzustellen. Klären Sie zudem die Rollen jedes Einzelnen.
 
Wenn die Basis gelegt ist, können Sie mit ein paar einfachen Maßnahmen für mehr Beteiligung und mehr Produktivität in Ihren Meetings sorgen. Fünf Methoden haben wir für Sie ausgewählt.
  
1. Check-in

Dabei handelt es sich um eine Frage-Übung zu Beginn des Meetings, bei der sich alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer kurz äußern. Der Check-in hilft dem Team, im Meeting gedanklich anzukommen und sich voll auf das Thema zu fokussieren. Kennt sich das Team noch nicht, dienen die Fragen auch als Eisbrecher. Sie müssen keinen thematischen Bezug zu Ihrem Projekt haben. Je nach Teamdynamik darf es auch mal persönlicher oder sogar visuell werden. Mögliche Fragen: Wie geht’s Dir heute? Zeichne Dein passendes Emoji auf das Whiteboard. Wer oder was hat Dich in dieser Woche positiv überrascht? Welche Superkräfte bringst Du für das Projekt mit? Zeichne sie auf! 

2. Check-out

Eine Frage-Übung am Ende eines Meetings gibt den Teilnehmenden die Gelegenheit, ihre Erwartungen abzugleichen und das Meeting mental Revue passieren zu lassen. Mögliche Fragen: Wie geht es Dir jetzt? Welche Learnings packst Du heute in Deinen Koffer für die weitere Projektreise? Was hast Du heute wahrgenommen, wie wirkte es und was wünschst Du Dir nun? Weitere Check-in- und Check-out-Fragen finden Sie hier.

3. Timeboxing

Wiederholen Sie zu Beginn kurz das Ziel des Meetings und setzen Sie am Ende die Ziele für den nächsten Termin. Mit der Zeit werden Sie ein Gefühl dafür bekommen, wie viel Sie sich pro Meeting vornehmen können. Wenn viele Themen auf der Agenda stehen, geben Sie für jeden Themenkomplex eine zeitliche Begrenzung vor, sodass Sie sich nicht in Diskussionen verrennen. Aber Achtung: Brechen Sie den Gedankenaustausch auch nicht zu früh ab, denn das könnte den Flow der Lösungsfindung stoppen.

4. Visualisierungen

Sollen Ihre Kolleginnen und Kollegen Ihnen besser folgen können? Dann visualisieren Sie Ihre Arbeit! Legen Sie dazu beispielsweise ein Board mit allen anstehenden Aufgaben an – analog oder digital. Notieren Sie die Aufgaben auf einer (digitalen) Karte und ordnen Sie diese einem Bearbeitungsstand zu. Verschieben Sie diese Karten abhängig vom Bearbeitungsstand sichtbar im Meeting. So wird es Ihnen leichter fallen, darüber zu sprechen, was zu tun ist und woran es liegt, wenn sich eine Aufgabe verzögert oder wenn es zu viele Aufgaben insgesamt gibt. Wenn Sie im Team Ihre Teilprojekte visualisieren, fällt es auch leichter, den Gesamtkontext zu erkennen und die Transparenz aufrechtzuerhalten. Auch bei Check-ins und Check-outs können Visualisierungen Sie unterstützen, beispielsweise um die Stimmung im Team zu erfassen. Als digitale Boards eignen sich Conceptboard, Miro und andere. 

5. Reflexionen

Retrospektiven helfen, die eigene Arbeit kritisch einzuschätzen und so für eine langfristige Verbesserung der Projekte zu sorgen. Eine mögliche Variante ist „Keep, Drop, Try“. Dazu stellen Sie sich im Team folgende drei Fragen. Keep: Was wollen wir bewahren? Und warum? Drop: Was wollen wir zukünftig weglassen? Und warum werden wir es nicht missen? Try: Was wollen wir Neues ausprobieren? Und was erwarten wir davon? 

Dieser Text ist ein Auszug aus der PR-Werkstatt „Agiles Arbeiten. Für mehr Tempo und bessere Ideen in der PR“. Lesen Sie darin:

• Agile Arbeit als Schlüssel
  Was gute Zusammenarbeit in der Kommunikation bedeutet.
• Agile Teams führen 
  Über Rollen, Aufgaben,  Dynamiken und Fehlerkultur.
• Drei agile Klassiker
  Scrum, Kanban und Design Thinking: Wie die beliebtesten Methoden funktionieren und wofür sie sich eignen.
• Meetings: Lust statt Frust
  Wie mit kleinen Kniffen bessere Besprechungen und produktivere Workshops gelingen.
• „Neugier ist ein starkes Motiv“
  Warum besonders die Kommunikation in mittelständischen Unternehmen von Agilität profitiert.
• „Alles muss schneller gehen“
  Wie der Einstieg in agile Zusammenarbeit gelingt und warum sie für bessere Geschichten sorgt.